Ile można zaoszczędzić na umowach online?

Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Foxit Software wśród 2300 pracowników z różnych firm wykazały, że aż 67% respondentów zadeklarowało wzrost zapotrzebowania na praktyki paperless w swoich firmach. Co więcej, prognoza na rok 2022 opublikowana przez Forrester mówi o tym, że około 80% konsumentów będzie postrzegać świat jako w pełni scyfryzowany. 

Liczby mówią same za siebie. Ciągłe odkładanie w czasie digitalizacji pracy z umowami w firmach generuje jedynie dodatkowe koszty oraz stratę czasu, który wciąż przeznaczany jest na powtarzalne czynności. Każdy nowoczesny przedsiębiorca aby tego uniknąć, powinien już teraz rozpocząć pracę bez papieru kiedy tylko to możliwe. 

Czy na umowach można zaoszczędzić?

Przedsiębiorcy w Polsce coraz częściej są świadomi, że umowy zawierane przez internet to rozwiązanie bezpieczne i zgodne z prawem. Niezależnie od tego, jaka jest liczba umów podpisywanych przez firmę miesięcznie i jak duża jest firma, praca z programem do umów opłaci się każdemu. 

Podejście do dokumentacji w sposób tradycyjny jest bardzo złożonym procesem. Zakłada drukowanie umowy, podpisanie jej długopisem, przesyłanie do kontrahenta za pomocą kurierów. Wszystkie te czynności powodują ciągły wzrost kosztów związanych z zawarciem często tylko jednego dokumentu.  

Oszczędność miejsca

Zarządzanie papierową dokumentacją wymaga archiwizowania wszystkich umów w biurze. Znalezienie potrzebnego dokumentu często graniczy z cudem. Prawdopodobnie każdy, kto kiedykolwiek zarządzał papierowymi umowami, zna niejedną historię, kiedy to ważne dokumenty zaginęły w niewyjaśnionych okolicznościach. Przechowywanie ich na platformie online umożliwia znalezienie potrzebnych informacji w zaledwie kilka kliknięć oraz pozwala zaoszczędzić możliwie jak najwięcej miejsca w biurze. 

Oszczędność czasu 

Wybierając zawieranie umów w trybie online, niezaprzeczalnie decydujemy się na zaoszczędzenie sporo czasu. Korzystanie z możliwości podpisu elektronicznego powoduje, że nie jest konieczne potwierdzanie swojej tożsamości osobiście. Stanowi to duże ułatwienie dla współpracowników, klientów i partnerów biznesowych, którzy nie muszą specjalnie pojawiać się w biurze. Zamawianie kurierów, oczekiwanie w kolejce na poczcie czy w urzędach oraz obawy o to, czy dokumenty dotrą do drugiej strony, powinny dawno być już przeszłością.  

Tworzenie nowych dokumentów w programie do zawierania umów online zajmuje tylko kilka minut. Jest to możliwe dzięki zminimalizowaniu ryzyka popełnienia błędu, możliwości negocjowania oraz wprowadzania poprawek do postanowień umowy na bieżąco. Dodatkową oszczędność czasu wprowadza możliwość skorzystania z gotowych szablonów umów. Platformy do zarządzania umowami online takie jak Pergamin umożliwiają szybkie stworzenie swojego własnego dokumentu online w kreatorze szablonów. 

Oszczędność kosztów 

Podpisywanie dokumentów online wiąże się z ograniczeniem stosowania papieru, a to z kolei przekłada się na zmniejszenie kosztów firmy. Pieniądze, które zazwyczaj wydawane były zakup papieru, tonerów, drukarek, teczeki i segregatorów można śmiało przeznaczyć na inne cele. Dzięki podjęciu decyzji o automatyzacji, firmy mogą również ograniczyć wydatki związane z zamawianiem kurierów. 

Prowadzenie dokumentacji bez użycia papieru jest nie tylko okazją do zaoszczędzenia pieniędzy, czasu i miejsca. Dzięki ekologicznemu podejściu do sprawy, firmy, które poznały się już na rozwiązaniach paperless, dbają o dobro planety!