O czym musimy pamiętać wystawiając fakturę?

Kto musi wystawiać faktury?

Faktura jest dokumentem wystawianym przez przedsiębiorców w celu potwierdzenia transakcji. Gdy nabywcą towaru lub usługi jest inny przedsiębiorca, wystawienie dokumentu potwierdzającego jej zawarcie jest obowiązkowe. Jeśli natomiast kupującym jest osoba prywatna, to fakturę wystawia się na żądanie. W 2014 roku dokonano pewnych zmian, przez które firmy zwolnione z VAT również muszą wystawiać faktury. Jakich elementów nie może zabraknąć na fakturze, aby faktura była zgodna z rozporządzeniem Ministra Finansów?

Jakie elementy musi zawierać faktura?

Poprawnie wystawiona faktura musi posiadać kilka bardzo istotnych elementów i są nimi:

• numer faktury,
• datę wystawienia faktury i data sprzedaży,
• datę wykonania usługi/dostarczenia towaru,
• dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, NIP),
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i liczbę sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową bez podatku (cenę netto),
• wartość dostarczonych towarów/ wykonanych usług bez podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku.

Papierowa czy elektroniczna? Jaką fakturę lepiej wystawić?

W rozporządzeniu Ministra Finansów nie zaznaczono, która opcja wystawiania faktur jest poprawna, czy lepsza. Dla jednych przedsiębiorców wygodniejsze będzie wypełnianie formularza w programie online, który bez problemu można otworzyć na laptopie lub tablecie z dostępem do Internetu. Inną opcją jest posiadanie na własność programu do fakturowania, którego licencję możemy wykupić np. dzięki pożyczce przez Internet. Dla osób przyzwyczajonych do ręcznego wystawiania dokumentów łatwiej będzie skorzystać z gotowych papierowych formularzy. Ostatnią opcją jest zlecanie wystawiania faktur swojej księgowej.

Na co zwrócić uwagę przy wystawianiu faktur?

Bardzo istotnym szczegółem jest termin wystawienia dokumentu, który powinien być wystawiony co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast, gdy przed tymi czynnościami otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, wystawiając podobne faktury ze względu na sprzedaż tych samych towarów lub usług, będzie nam zdecydowanie łatwiej prowadzić księgowość na własny rachunek. Jednak jeśli jesteśmy przedsiębiorcami, zarządzającymi większą firmą warto pokusić się o pomoc biura księgowego. Dzięki takim usługom mamy więcej czasu, by dopilnować swojego interesu.